Signature Électronique Avancée INPI : Acceptée ? Ce Que Vérifie Vraiment le Portail

« Signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié » : ce que dit l'INPI

À l'étape de la signature, le Guichet unique affiche ce texte :

« Pour finaliser la formalité, une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié est nécessaire. Si vous ne disposez pas d'un tel certificat de signature, nous vous conseillons de vous reconnecter via France Connect+. Une simple case à cocher vous permettra alors de signer la formalité. »

Et si votre signature ne convient pas, il affiche ce message, mot pour mot :

« La législation impose le niveau de signature réclamé par le Guichet Unique pour les formalités de modifications, cessations, dépôts d'actes, dépôts de comptes. Il s'agit d'une signature avancée reposant sur un certificat qualifié. »

Lisez bien ces phrases : le portail ne demande pas une « signature qualifiée ». Il demande une signature avancée. Et sur le certificat, ce qu'il contrôle en pratique, c'est l'autorité de certification qui l'a délivré.

Le règlement européen eIDAS prévoit trois niveaux de signature :

Signature simple : une case cochée, une signature dessinée, un scan. Pour le portail, ce n'est pas une signature électronique : elle est refusée pour les modifications, cessations et dépôts.

Signature avancée : elle est liée à une seule personne, le signataire. Elle garantit que le document n'a pas été modifié après la signature. C'est le niveau demandé par le Guichet unique.

Signature qualifiée : elle ajoute d'autres exigences, dont un dispositif de création de signature certifié (une clé ou une carte agréée). C'est ce que vendent par exemple les certificats annuels sur clé USB. Pour l'INPI, ce niveau n'est pas nécessaire au sens strict.

Ce que le portail contrôle vraiment

Quand vous déposez votre PDF signé, le portail fait quatre vérifications.

1. Une vraie signature électronique dans le PDF. Elle doit être intégrée au fichier (le format standard des PDF signés). Une image de signature collée dans le document ne compte pas.

2. Une signature de personne physique, à votre nom. Un cachet d'entreprise est refusé, avec ce message. « Votre synthèse a été signée à l'aide d'un cachet en lieu et place d'une signature telle que demandée par l'article R123-5 du Code de commerce. Celle-ci n'est donc pas acceptable. »

3. Une autorité de certification reconnue. L'autorité qui a délivré le certificat doit figurer sur la liste de confiance de l'Union européenne. Sinon, le message est : « La synthèse a été signée avec un certificat étranger hors UE et dont l'autorité de certification n'est pas présente parmi celles définies dans les listes de confiance eIDAS. » Ou encore : « La signature ne contient aucune autorité de certification reconnue par eIDAS. »

4. Toutes les signatures du fichier. Si votre PDF contient plusieurs signatures, le portail les vérifie toutes. Une seule mauvaise signature suffit à faire refuser le document.

Attention : si vous ré-enregistrez votre PDF signé, ou si vous faites « imprimer en PDF », la signature disparaît. Le document est alors refusé. Déposez votre document signé tel que vous l'avez reçu.

DocuSign, Adobe, Yousign : pourquoi ils sont souvent refusés

Les outils grand public conviennent pour un contrat ou un devis. Pour l'INPI, ils sont souvent refusés, pour une des raisons vues plus haut.

DocuSign (offre standard) : souvent refusé. L'offre standard peut apposer le certificat de la plateforme (un cachet d'entreprise). Ou un certificat dont l'autorité n'est pas sur la liste de confiance de l'UE.

Adobe Acrobat Sign : même situation.

HelloSign / Dropbox Sign : même prudence.

Signature manuscrite scannée : c'est une simple image, pas une signature électronique. Refusée par l'INPI pour les modifications, cessations et dépôts.

Yousign, Universign (offres standard) : selon l'offre choisie, le certificat utilisé peut ne pas remplir les conditions du portail. Vérifiez avant de payer.

Les solutions qui fonctionnent pour l'INPI

Pour signer votre document de synthèse, trois options fonctionnent.

Option 1 : FranceConnect+ (gratuit)

FranceConnect+ permet de signer gratuitement sur le portail. Il faut une identité numérique validée (La Poste ou France Identité).

Le problème : FranceConnect+ est souvent bloquant. Pannes, identité numérique non validée, difficultés pour les personnes qui vivent à l'étranger. Si vous êtes pressé, consultez notre guide des alternatives à FranceConnect.

Option 2 : Certificat annuel (type Namirial)

Des prestataires comme Namirial vendent des certificats de signature qualifiée, autour de 59 EUR HT par an. Vous signez ensuite vous-même vos documents, par exemple avec une clé USB.

Avantage si vous signez souvent. Inconvénient : il faut d'abord obtenir le certificat. Pour un seul document, c'est plus cher.

Option 3 : Signature à l'acte via SignatureINPI (19,90 EUR)

Vous déposez votre PDF sur notre plateforme, vous dessinez votre signature et vous payez. Vous saisissez ensuite le code de vérification reçu par e-mail. Nous appliquons sur votre document une signature électronique avancée à votre nom. Son certificat est délivré par une autorité inscrite sur la liste de confiance de l'Union européenne. Votre document signé arrive par e-mail en quelques minutes.

Les documents signés sont acceptés par le Guichet unique (plus de 1 000 dépôts). Pas de compte à créer, pas d'abonnement, pas de clé USB, pas de rendez-vous vidéo. Le prix est de 19,90 EUR par document. Pour une cessation d'activité, le tarif exact s'affiche avant tout paiement.

Comparatif des solutions pour signer sur l'INPI

Si vous n'avez qu'un document à signer et que vous êtes pressé, la signature à l'acte est clairement l'option la plus pratique. Si vous signez régulièrement des documents INPI tout au long de l'année, le certificat annuel peut être plus économique à terme.