Signature Simple vs Avancée vs Qualifiée : Laquelle pour l'INPI ?

Les 3 niveaux de signature électronique en Europe

Beaucoup d'entrepreneurs pensent qu'une signature électronique est une signature électronique. Qu'il suffit de signer un PDF dans Adobe Acrobat ou de cocher une case sur DocuSign pour que le document soit valide partout.

C'est faux. Le règlement européen eIDAS (UE 910/2014), entré en vigueur en 2016, définit trois niveaux de signature électronique. Chaque niveau offre un degré différent de sécurité.

Cette confusion bloque beaucoup d'entrepreneurs sur le portail INPI. Ils pensent avoir signé correctement. Le portail refuse leur document. Ils ne comprennent pas pourquoi.

Voici comment fonctionnent les trois niveaux, avec des exemples concrets pour chacun. Et surtout, ce que le Guichet unique vérifie vraiment.

La signature simple : la plus courante (mais refusée par l'INPI pour les modifications, cessations et dépôts)

La signature simple, c'est ce que vous utilisez probablement tous les jours sans y penser. Elle regroupe toutes les formes de consentement électronique qui ne demandent pas de contrôle poussé de votre identité.

Exemples concrets de signatures simples

• Signer un PDF dans Adobe Acrobat : vous dessinez votre signature à la souris ou importez une image. Adobe l'intègre au PDF. C'est une signature simple.
• Cocher "J'accepte les conditions" sur un site web : c'est aussi une forme de signature simple.
• Scanner votre signature manuscrite et la coller dans un document Word ou PDF.
• DocuSign en version basique : quand quelqu'un vous envoie un document à signer via DocuSign et que vous cliquez sur "Signer", c'est souvent une signature simple.
• Un email de confirmation qui vaut accord ("OK, c'est bon pour moi").

Valeur juridique : la signature simple a une valeur juridique, mais limitée. Elle est acceptée pour des contrats entre particuliers, des devis, des bons de commande. En cas de litige, c'est à la personne qui présente le document de prouver que la signature est bien authentique.

La signature avancée : le niveau que demande l'INPI

La signature avancée est le niveau intermédiaire, défini par l'article 26 du règlement eIDAS. Elle ajoute des garanties que la signature simple ne possède pas. C'est ce niveau que demande le Guichet unique, à condition que le certificat vienne d'une autorité reconnue.

Ce qu'elle garantit

• Identification du signataire : la signature est liée de manière unique à la personne qui signe.
• Contrôle exclusif : seul le signataire peut utiliser les données de signature (clé privée, code, etc.).
• Intégrité du document : toute modification du document après la signature est détectable.

Exemples concrets

• DocuSign avec vérification d'identité (offres payantes) : l'identité du signataire est contrôlée avant la signature.
• Yousign, HelloSign, PandaDoc (formules avancées) : ces services proposent des signatures avancées avec authentification du signataire.
• SignatureINPI applique une signature électronique avancée eIDAS, à votre nom. Son certificat vient d'une autorité inscrite sur la liste de confiance de l'Union européenne.

La signature qualifiée, et ce que l'INPI demande vraiment

La signature qualifiée est le troisième niveau du règlement eIDAS, le plus exigeant. Le règlement lui reconnaît un effet juridique particulier (article 25.2).

Ce qui la distingue des deux autres niveaux

• Certificat qualifié : un certificat conforme à l'annexe I du règlement eIDAS, délivré par un prestataire qualifié après contrôle de l'identité du titulaire. Un même prestataire qualifié peut aussi délivrer des certificats qui ne sont pas qualifiés.
• Contrôle d'identité avant délivrance : l'identité du titulaire est contrôlée par le prestataire avant qu'il remette le certificat.
• Dispositif sécurisé : la signature est créée par un dispositif de création de signature qualifié (QSCD), qui protège la clé privée.

Ce que l'INPI demande vraiment

Le message du Guichet unique est précis. Pour les modifications, cessations, dépôts d'actes et dépôts de comptes, il réclame « une signature avancée reposant sur un certificat qualifié ». En pratique, au dépôt, le portail contrôle que l'autorité qui a délivré le certificat figure sur la liste de confiance de l'Union européenne, et que la signature soit celle d'une personne physique, à votre nom. En pratique, le portail vérifie que cette autorité figure sur la liste de confiance de l'UE. Il vérifie aussi que la signature est celle d'une personne physique, à votre nom.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du portail, consultez notre guide complet de la signature électronique INPI.

Tableau comparatif des 3 niveaux de signature

Comment obtenir une signature acceptée par l'INPI

Vous savez maintenant ce que le portail vérifie. Voici vos trois options concrètes.

Option 1 : FranceConnect+ (gratuit)

FranceConnect+ permet de signer gratuitement sur le portail. Il faut une identité numérique validée (La Poste ou France Identité).

Avantage : gratuit et instantané quand ça fonctionne.
Inconvénient : souvent bloquant (pannes, identité numérique non validée, personnes qui vivent à l'étranger). Si vous êtes bloqué, consultez notre guide de dépannage FranceConnect.

Option 2 : Certificat annuel (ex : Namirial, 59 EUR HT/an)

Vous achetez un certificat de signature qualifiée, environ 59 EUR HT par an. Vous pouvez ensuite signer autant de documents que vous voulez pendant la durée du certificat.

Avantage : idéal si vous signez régulièrement sur l'INPI (plusieurs formalités par an).
Inconvénient : il faut d'abord obtenir le certificat. Pas adapté si vous êtes pressé. Et pour un seul document, c'est cher.

Option 3 : Signature à l'acte (ex : SignatureINPI, 19,90 EUR)

Vous déposez votre PDF, vous dessinez votre signature et vous payez. Vous saisissez ensuite le code de vérification reçu par e-mail. Nous appliquons sur votre document une signature électronique avancée eIDAS à votre nom. Son certificat est délivré par une autorité inscrite sur la liste de confiance de l'Union européenne. Les documents signés sont acceptés par le Guichet unique (plus de 1 000 dépôts).

Avantage : le plus rapide pour un besoin ponctuel : document signé en quelques minutes, sans compte, sans clé USB, sans rendez-vous vidéo.
Inconvénient : plus cher au document si vous avez beaucoup de formalités à signer.

Pour un comparatif détaillé de toutes les solutions avec les tarifs, consultez notre guide complet signature électronique INPI.